Jeg skal starte med at sige at der sikkert findes bedre og smartere workflows men det er nu engang det workflow jeg bruger pt. og det virker for mig.

Lad det være sagt med det samme…

Evernote er et genialt program.

Evernote er i bund og grund et stort kartotek med digitale notesbøger.

Du laver en evernote konto, installerer programmet, logger ind og så er du ellers igang.
Du starter ud med en enkelt notesbog som du kan tilføje noter til.
Du kan efterfølgende oprette nye notesbøger hvor du kan samle andre typer noter.

På den måde har du styr på alle de noter og tekster som der skal holdes styr på.

Det er muligt at tagge og tilføje lokationer til dine noter, og noter kan både være tekst, billeder og lyd(voice memoer)

Konceptet er bygget op omkring Mac og Windows programmerne og ikke mindst Apps til diverse smartphones og tablets.
Tanken er at du med din smartphone eller tablet kan notere, indtale eller fotografere ting som med det samme bliver gemt i en notesbog og blive synkroniseret til din Evernote konto.

På denne måde har du samlet alle informationer et sted.

Hvordan bruger jeg Evernote?

Kort og godt så har jeg en håndfuld forskellige notesbøger der tjener forskellige formål.

Bryllupper
Når jeg er til bryllupsmøder laver jeg noter så jeg har alle de praktiske informationer i Evernote.
Det gør det nemt at finde informationerne frem på min smartphone når jer er ude på opgaven.

Kundemails
Jeg har en notesbog med skabeloner til forskellige mails jeg sender ud til kunder.

Selvom jeg gerne ville lave en flot og personlig mail hver gang jeg sender informationer ud, så har jeg for længst indset at jeg bliver nød til at have noget standard indhold som jeg kan tilpasse til den enkelte kunde.

Jeg har en notesbog der samler disse typer noter.

Min blog
Jeg har også en notesbog hvor jeg tilføjer tanker og ideer jeg måske har lyst til at skrive om på min blog.

Lige nu sidder jeg f.eks. og skriver dette blogindlæg i Evernote.

Behandling af feedback fra kunder
Hvis jeg skulle nævne en ting som jeg elsker ved Evernote, så er det at håndteringen af kundefeedback er blevet meget nemmere.

Når kunder skal udvælge billeder jeg har taget, lægger jeg udvalgte billeder op i et online galleri(jeg bruger smugmug til dette) og sender derefter et link til galleriet.

Her fra kigger kunden galleriet igennem og sender navene på de billeder de ønsker tilbage til mig på mail.

Jeg har fra starten droppet at lade kunderne udvælg billederne lige efter de er blevet taget og der er en håndfuld gode grunde til dette, hvilket jeg ikke vil komme nærmere ind på denne gang.

Metoden med at modtage feedback via mail fungerer fint, men det bliver MEGET hurtigt rodet når jeg har haft mange kunder igennem der sender feedback til mig, og nogle kunder bliver måske glemt(hvilket IKKE må ske).

Jeg har derfor lavet følgende notesbøger i Evernote:

Opgaver i kø
Afsluttede opgaver

Når jeg modtager en mail kopierer jeg indholdet fra mailen og sætter det ind i en ny note i notesbogen “Opgaver i kø”.

Da Evernote kan sortere efter dato for oprettelse af note ved jeg at jeg altid har de ældste opgaver i bunden af min notesbog.
På denne måde har jeg en liste med de kunder der skal arbejdes med.

Navnet på noterne er altid kundens navn, så jeg hurtigt og nemt kan overskue hvem jeg skal igang med.

Hvis jeg er færdig med en kunde men billederne ikke er overdraget endnu ændrer jeg navnet på den pågældende note til “FÆRDIG – Navn på kunde”
Når en kunde er helt færdig bliver den pågældende note flyttet til notesbogen “Afsluttede opgaver”.

På denne måde har jeg et godt overblik over hvor mange kunder der er ”i kø” og hvem jeg skal i gang med.

Alt det andet.
Andre former for noter og ting der skal gemmes kommer også over i Evernote.

Alt i alt er det bare rigtig fedt at have alt samlet på et sted i stedet for diverse mappestrukturer via løsninger som Dropbox.

Evernote er netop bygget til at man hurtigt kan overskue og finde frem til de noter man søger hvor både både Stifinder(Windows explorer.exe) og Finder(OSX) er bygget op omkring filnavne. Dropbox er også en genial løsning, men formålet er noget andet.

Evernote er gratis, men koster lidt hvis man ønsker mere plads(lagring af billeder,vidoer og andet) og vil have muligheden for at flere kan dele og redigere i notesbøgerne(gratiskontoer kan kun “kigge” i andres noter).

Det var alt for nu